अंग्रेज़ी ईमेल भेजने से पहले अशिष्टता और गलतफ़हमी रोकने की जाँच
विदेशी ग्राहक या सहकर्मी को अंग्रेज़ी में ईमेल भेजते समय, क्या कभी भेजने के बटन के सामने आपके हाथ रुके हैं — "यह कहने का ढंग कहीं अशिष्ट तो नहीं", "मंशा के अनुसार बात पहुँचेगी या नहीं"? अंग्रेज़ी ईमेल में, अपनी भाषा की समझ के साथ ही अनुवाद कर दें, तो अक्सर वह सोच से ज़्यादा रूखा, कभी-कभी आदेशात्मक लगने लगता है। पर भेजने से पहले थोड़ी-सी जाँच की आदत हो, तो ज़्यादातर अशिष्टता और गलतफ़हमी रोकी जा सकती है। इस लेख में हम इसके लिए चरण बता रहे हैं।
"भेजने से पहले की जाँच" क्यों ज़रूरी है
अंग्रेज़ी में हिन्दी के "आपका आभारी रहूँगा" जैसा कोई सुविधाजनक लचीला भाव नहीं होता। इसलिए एक ही अनुरोध में भी कहने का ढंग बदलते ही छवि काफ़ी बदल जाती है। शिष्टता से कहने की सोच हो, पर शब्दशः अनुवाद के कारण वह "आदेश" जैसा सुनाई दे — ऐसी गलतफ़हमियाँ आम हैं।
ज़रूरी है अंग्रेज़ी वाक्य को परिपूर्ण लिखने की क्षमता से ज़्यादा, भेजने से पहले "सामने वाले तक यह कैसे पहुँचेगा" — यह परखने की नज़र। लहज़ा चुनें और एक-एक वाक्य का अर्थ जाँचें, तो अंग्रेज़ी अच्छी न होने पर भी ऐसी शिष्ट ईमेल बनती है जो ठीक ढंग से पहुँचती है।
जाँचने लायक तीन बातें
- लहज़ा — सामने वाले के साथ रिश्ते के अनुरूप है या नहीं। पहली बार के ग्राहक के लिए औपचारिक, जान-पहचान वाले सहकर्मी के लिए शिष्ट भर काफ़ी।
- अनुरोध कैसे पहुँच रहा है — आपकी विनती कहीं आदेश जैसी तो नहीं सुनाई दे रही। बिना कड़वाहट वाला ढंग है या नहीं।
- अर्थ की चूक — तारीख़, अंक और शर्तें सही ढंग से पहुँच रही हैं या नहीं। कोई गलतफ़हमी पैदा करने वाला अस्पष्टपन तो नहीं बचा।
उदाहरण: एक रूखे वाक्य को शिष्ट और गलतफ़हमी-रहित वाक्य तक
मूल पाठ: कृपया सामग्री शुक्रवार तक भेज दीजिए।
- Send me the documents by Friday. … शब्दशः। आदेशात्मक रूप में, रूखा और दबंग लगता है
- Could you please send me the documents by this Friday, August 8? … अनुरोध के रूप में शिष्ट, और समय-सीमा भी ठोस
वही बात होने पर भी, दूसरा ढंग अशिष्ट नहीं होता और समय-सीमा का भ्रम भी रोकता है। "आदेशात्मक रूप से बचें", "समय-सीमा तारीख़ तक ठोस दें" — बस इन दो बातों को साधने भर से छवि काफ़ी बदल जाती है।
भेजने से पहले जाँच के चरण
- अपनी भाषा में लिखे ईमेल का मूल पाठ चिपकाएँ
- हर वाक्य के लिए लहज़े के हिसाब से अनुवाद-विकल्प (सामान्य, औपचारिक, संक्षिप्त) दिखते हैं
- सामने वाले के साथ रिश्ते के अनुरूप लहज़ा चुनें। उलझन हो तो औपचारिकता की ओर झुकना सुरक्षित (ज़रूरत हो तो वहीं संपादित करें)
- अनुरोध या ज़रूरी वाक्यों को उल्टे अनुवाद से अपनी भाषा में लौटाएँ और जाँचें कि मंशा से चूक तो नहीं
- आवाज़ में सुनकर ध्वनि भी परखें और एक-एक वाक्य स्वीकृति देकर निखारें
अशिष्टता और गलतफ़हमी रोकने के तरीके
- अनुरोध में आदेशात्मक रूप से बचें, और Could you 〜? जैसे अनुरोध के रूप में कहें, तो कड़वाहट नहीं आती
- समय-सीमा और मात्रा "अगले हफ़्ते" के बजाय ठोस तारीख़ और अंक में लिखें, तो गलतफ़हमी कम होती है
- आभार या ध्यान रखने का एक शब्द जोड़ें, तो बात बहुत औपचारिक नहीं लगती और छवि नरम होती है
- उलझन हो तो "सामने वाला यह वाक्य पढ़े तो उसे कैसा लगेगा" — इसी कसौटी पर औपचारिकता की ओर झुका विकल्प चुनें
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
अगर अंग्रेज़ी पर भरोसा न हो, तो भी क्या अशिष्टता-रहित ईमेल भेज सकते हैं?
जब मन में हो कि बात मंशा के अनुसार पहुँच रही या नहीं?
क्या मोबाइल से भी जाँच सकते हैं?
BirdSing के साथ आप लहज़ा चुनकर एक-एक वाक्य जाँच सकते हैं और भेजने से पहले निश्चिंत हो सकते हैं।
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